English version

Accord de sous-traitance (traitement des données) — MyAiCompany

Version 1.2, en vigueur depuis le 10 octobre 2026 (1.1 : 8 octobre 2026 ; 1.0 : 30 septembre 2026). Annexe des conditions générales (CGU § 10), qui en font partie.

La version anglaise suit le texte français ; en cas de divergence, le texte français fait foi.

1. Objet et rôles

Le présent accord règle le traitement des données personnelles que le client confie à la plateforme pour faire fonctionner sa compagnie. Pour ces données, le client est responsable du traitement et NINABOT Sàrl, Chemin de Riantbosson 19, 1217 Meyrin, Suisse, est sous-traitant, au sens de l'art. 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de l'art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD).

2. Nature, finalité et durée

• Nature et finalité : héberger et mettre en ligne le site et la boutique du client, tenir sa Mairie (clients, produits, commandes, factures), acheminer son courrier, conserver ses fichiers et exécuter les agents qu'il lance.
• Durée : celle de l'abonnement, puis les délais de fermeture et de suppression des CGU (§ 7).

3. Données et personnes concernées

• Personnes : les clients, prospects, contacts et correspondants du client, et les membres de son équipe.
• Données : identité et coordonnées, commandes et factures, messages et courriels, contenus et fichiers déposés.
• Le client ne confie pas de données sensibles au sens de l'art. 9 RGPD sans le signaler par écrit à NINABOT.

4. Instructions

NINABOT ne traite ces données que sur instruction documentée du client : les CGU, le présent accord et les actions que le client lance ou valide dans son deck. Si une instruction lui paraît contraire au droit applicable, NINABOT en informe le client sans l'exécuter.

5. Confidentialité

Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité et n'y accèdent que pour exploiter la plateforme ou aider le client à sa demande.

6. Sécurité

NINABOT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• chiffrement des échanges en transit ;
• données de production hébergées en Suisse, sauvegardes chiffrées conservées à Genève ;
• accès d'administration réservé aux personnes qui exploitent la plateforme, par clé et réseau privé ;
• séparation des données par compagnie, connexion par lien à usage unique, journal d'audit des actions ;
• relecture des contenus avant publication.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise de façon générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité (§ 5). NINABOT annonce tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance, dans le deck ou par e-mail ; le client peut s'y opposer et, à défaut d'accord, fermer son compte avant la date annoncée, avec restitution de ses données. NINABOT impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes.

Exception — Réseaux sociaux (Postiz) : ce service optionnel n'est pas un sous-traitant ultérieur choisi par NINABOT. Le client l'active lui-même, après un avertissement explicite, et donne alors l'instruction de transmettre à Postiz les publications, images et accès aux comptes qu'il y connecte. NINABOT ne contrôle ni l'hébergement ni le traitement de ces données chez Postiz ; elles sortent des engagements du § 8. Le client peut révoquer cette instruction à tout moment.

8. Transferts

Les données de la compagnie sont hébergées en Suisse, pays qui bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Le texte qu'une tâche d'IA exige peut être traité, le temps de la réponse, par un sous-traitant ultérieur situé dans l'Union européenne (OVHcloud, France), dont le niveau de protection est reconnu adéquat par le Conseil fédéral ; jamais hors de Suisse et de l'UE. Les transferts vers des sous-traitants situés hors de Suisse et de l'Union européenne se limitent à ce que leur fonction exige et sont encadrés par des clauses contractuelles types ou le Data Privacy Framework UE–États-Unis.

9. Assistance

NINABOT aide le client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité) — notamment par l'export en un clic du deck — et à remplir ses obligations de sécurité, d'analyse d'impact et de notification.

10. Violation de données

NINABOT informe le client de toute violation de données le concernant sans retard injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont elle dispose pour permettre au client de notifier l'autorité et les personnes concernées.

11. Fin du traitement

À la fin de l'abonnement, le client récupère ses données par l'export en un clic ou sur demande (CGU § 6). NINABOT les supprime ensuite selon les CGU (§ 7) ; les sauvegardes chiffrées expirent au plus tard 90 jours après, sauf obligation légale de conservation.

12. Contrôle

NINABOT met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le client peut demander un audit une fois par an, avec un préavis de 30 jours, à ses frais, mené par lui-même ou par un auditeur tenu à la confidentialité.

13. Droit applicable

Le présent accord suit les CGU (droit suisse, for à Genève), sans préjudice des dispositions impératives du RGPD lorsque celui-ci s'applique au traitement.